Podmínky, za nichž se ubytovací stipendium studentů MU přiznává, stanoví Stipendijní řád MU (čl. 8). K získání stipendia je nezbytné splnit všechny stanovené podmínky (a podat včas žádost – k tomu viz dále). Možnost udělení výjimky ze stipendijního řádu neexistuje (na rozdíl od studijního a zkušebního řádu) a je tudíž zbytečné snažit se jí různými formami přemlouvání, proseb nebo dokonce nátlaku u příslušných úředníků univerzity domoci.
Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) obsahuje aplikaci, která každému studentovi v kterýkoli okamžik zobrazí informaci, zda podmínky pro přiznání ubytovacího stipendia splňuje. Pokud je informace negativní, IS zobrazí (s odkazem na údaje matriky studentů) i důvod, proč student podmínkám přiznání ubytovacího stipendia nevyhovuje. V zájmu studentů je, aby tyto údaje sami sledovali a v případě, že se domnívají, že nalezli nějakou nesrovnalost, příslušný údaj včas reklamovali na domovské fakultě či na vysoké škole, z níž byl záznam do matriky studentů přebrán.
Na paměti je dále třeba mít to, že ubytovací stipendium se přiznává na žádost. Samo splnění podmínek pro přiznání ubytovacího stipendia nic neznamená. Studenti si proto sami musí hlídat, aby nepromeškali termín pro podání žádosti – ta se podává elektronicky v ISu. Na podzim tohoto roku budou žádosti o ubytovací stipendia sbírány v ISu ve dnech 1. až 20. listopadu. Zmeškání lhůty pro podání žádosti nelze prominout.
Podmínky přiznání ubytovacího stipendia na MU splňuje zhruba šedesát procent všech prezenčních studentů a v minulých obdobích bylo ubytovací stipendium vyplaceno více než deseti tisícům studentů. Tak rozsáhlý proces lze zvládnout jen za předpokladu maximálního využití informačních technologií. V souvislosti s tím se ubytovací stipendia vyplácí zásadně na bankovní účet určený studentem – musí přitom jít o běžný bankovní účet vedený v českých korunách bankou v ČR. Stipendium tedy nelze vyplatit např. na termínovaný vkladový účet apod. Číslo účtu pro vyplacení ubytovacího stipendia určuje student při podání žádosti a bez uvedení čísla účtu je žádost o ubytovací stipendium neúplná. Student sám také odpovídá za správnost čísla účtu. Dojde-li v důsledku jeho omylu k vyplacení ubytovacího stipendia na účet jiné osoby, MU za to nenese žádnou odpovědnost, nepodílí se na případném vymáhání platby a v žádném případě neposkytuje studentovi kompenzaci. Pokud platbu ubytovacího stipendia v důsledku omylu studenta naopak nelze vůbec provést (účet neexistuje, apod.), je MU oprávněna přiznané stipendium odejmout. V zájmu studenta proto je číslo účtu si ještě jednou (po podání žádosti) náležitě zkontrolovat a případně včas projednat se Studijním odborem Rektorátu opravu údaje.
Dobré je rovněž rozumět správně celkovému mechanismu přiznávání ubytovacích stipendií. Tato stipendia jsou přiznávána dvakrát ročně, a to po kalendářních pololetích. Toto rozdělení je ovšem pouze administrativní a ubytovací stipendia nejsou vypočítávána podle odstudovaných měsíců, týdnů, dnů, hodin apod., ale stanoví se jednotnou částkou pro dané pololetí, kterou vyhlašuje svým rozhodnutím rektor.
V nastávajícím období (červenec až prosinec 2006) se předpokládá výše ubytovacího stipendia okolo 3500 korun. Vydání rozhodnutí o přiznání ubytovacích stipendií se předpokládá koncem listopadu a výplata stipendií na počátku prosince.