Evropská komise totiž Masarykovu univerzitu zařadila mezi evropské šampiony v digitalizaci programu Erasmus+. Ocenění získalo dalších 49 univerzit, což je velký úspěch, protože povinnost být napojený do iniciativy Erasmus Without Paper (EWP) mají všechny univerzity 27 států EU a dalších šesti mimounijních zemí. V součtu se tak jedná o více než čtyři tisíce univerzit v Evropě.
Mimořádné ocenění získala Masarykova univerzita především Petrželkovou zásluhou, protože na digitalizaci Erasmu pracuje téměř úplně sám. Navzdory tomu se univerzitě daří nasazovat všechny technické novinky mezi prvními a v digitalizaci některých agend je výrazně napřed oproti jiným.
A právě proto Evropská komise přizvala MUNI do speciální pracovní skupiny, která umožní sdílení dobré praxe, pomůže s testováním nových funkcí i optimalizací procesů a celkově s propagací digitalizace. „Mám velkou radost, že budeme součástí této úzké skupiny a budeme moci připomínkovat a ovlivňovat proces digitalizace z prvních řad. Je to pro nás velká příležitost,“ říká Jiří Petrželka.
Administrativa se zkrátí ze čtyř týdnů na týden
K vývoji informačního systému IS OIS, který je určený nejenom pro vyjíždějící studenty, akademiky a další zaměstnance, ale i pro přijíždějící studenty a kolegy ze zahraničních univerzit, se Petrželka dostal vlastně náhodou. Tehdy ještě jako student informatiky zareagoval na inzerát nabízející brigádu na Centru zahraniční spolupráce MU. Tam nakonec pracuje dodnes.
„Nejdřív jsem tvořil webové stránky, později jsem ale dostal za úkol přetvořit elektronickou přihlášku pro přijíždějící studenty ze zahraničí. A tak pomalu začal vznikat IS OIS, který ze začátku řešil jen přijíždějící studenty. Až po několika letech jsme systém rozšířili i na vyjíždějící studenty,“ přibližuje Petrželka systém, bez něhož by dnes MUNI vůbec nedokázala zvládat takové množství mobilit. Celkově už v IS OISu proběhlo přes 33,5 tisíc administrací mobilit, a systém si od MUNI dokonce odkoupily i tři české univerzity.
Když přišla Evropská komise s myšlenkou digitalizace Erasmu, na několikaletý projekt se velmi těšil. „Moje práce dostala nový rozměr a přinesla spoustu velkých výzev. Je to zajímavé být součástí mezinárodní komunity vývojářů, potkávat se na online callech i konferencích a společně se podílet na tom, aby se celá administrativa Erasmu zkrátila.“
Sám přitom vzpomíná, jak před sedmnácti lety jel na roční Erasmus do Coventry a kolik administrativy okolo výjezdu bylo. Dneska už je všechno jinak – velká část procesů už funguje digitálně a Masarykova univerzita tak ročně ušetří přes půl tuny papíru.
Momentálně je v Erasmu téměř zdigitalizovaný proces podepisování Studijní smlouvy, kterou podepisuje student a koordinátoři na domácí i zahraniční univerzitě. Na pokročilé úrovni je i digitální podepisování meziinstitucionálních smluv, kde co do počtu podepsaných smluv MUNI vévodí předním příčkám v Evropě. V následujících letech budou evropské univerzity pracovat na digitalizaci dokumentů potvrzující známky získané v zahraničí a na digitalizaci dalších typů mobilit, například oborových stáží, mimoevropských výjezdů přes Erasmus+ ICM nebo výukových a školicích pobytů pro zaměstnance.
„Práce na digitalizaci Erasmu představuje spoustu stresu a měsíce programování, často i o víkendech, abychom stíhali šibeniční termíny. A to jsme v celém procesu vlastně na začátku – další roky tvrdé práce nás ještě čekají. Ale už teď se těším na výsledek,“ dodává Jiří Petrželka, který je zároveň velkou inspirací pro partnerské univerzity, jimž často pomáhá s hledáním chyb v jejich technickém řešení.
