Pandemie nemoci COVID-19 ovlivnila chod celé Masarykovy univerzity od toho nejdůležitějšího, což je výuka, až například po zajištění dezinfekčních prostředků do budov. Výzvou byla pro mnoho ústavu, pracovišť, odborů a oblastí, včetně oblasti HR – tedy personalistů. V souvislosti s pandemií řešili čerpání z dotačního programu Antivirus na zaměstnance v uzavřených provozech, dočasné přidělení zaměstnanců do FN Brno pro výpomoc s testováním, problémy při testování zahraničních zaměstnanců, proplácení karantén a izolací, koordinaci očkování. Zabývali se nastavením výběrových řízení a komplexním přechodem rozvojových a vzdělávacích aktivit do online prostoru. Věnovali se centralizované elektronizaci při hromadném sjednávání home office či potvrzování cest mezi okresy.
„Museli jsme urychleně reagovat na novou situaci a být připraveni na permanentní změny. Od elektronizace dokumentů a digitalizaci agend přes plný přechod na online vzdělávání a nábory až po covidové poradenství. Přitom právě oblast pracovněprávních vztahů je pro elektronizaci nejsložitější, dlouhodobě usilujeme o změnu legislativy, která dodnes komplikuje komplexní elektronizaci v oblasti doručování dokumentů,“ upozorňuje vedoucí Personálního oddělení Rektorátu MU Barbora Šolcová.
Personalisté se tedy kromě své běžné agendy stali odborníky na covid?
Je to tak. Napříč univerzitou vznikla pracovní skupina covid koordinátorů, kde se komunikují aktuální témata, řeší požadavky na úpravy změn informačních systémů. Personalisté jsou odborníky, kteří operativně reagují na opatření vlády, podílí se na jejich implementaci dovnitř univerzity a dokážou je srozumitelně komunikovat k zaměstnancům. Jsou první volbou, kam se pracovníci univerzity obracejí.
V posledních měsících jste ale řešili hodně intenzivně jednu oblast, a to očkování. Kdy to začalo?
Celá akce očkování se začala rozebíhat v únoru, kdy se intenzivně řešila možnost prioritní vakcinace zaměstnanců vysokých škol, o kterou vedení naší univerzity velmi usilovalo. Bylo nutné určit a nastavit strategii i logistiku, případné prioritní skupiny, získat data o potřebném počtu vakcín. Obratem byl spuštěn elektronický sběr zájmu o očkování u našich zaměstnanců. Oslovili jsme přes 9 tisíc zaměstnanců, z toho přes 3 tisíce pracovníků na dohody. Reakci jsme získali od 5 700 z nich.
Co bylo potřeba řešit a na co jste se soustředili?
Vše se měnilo za pochodu. Nejdříve jsme se soustředili na možnost spuštění prioritního očkování a společně s fakultami dávali dohromady kritické skupiny zaměstnanců. Kritérii byl věk, podíl na výuce, krizový provoz. Nicméně možnost prioritního očkování akademiků a dalších osob spojených s výukou se na celorepublikové úrovni stále odsouvala. Hledali jsme proto jiná řešení.
Kde jste našli řešení očkování zaměstnanců vysokých škol?
Ve spolupráci s FN Brno jsme plánovali koordinované zařazení zaměstnanců do seznamu náhradníků, kteří by byli oslovováni v případě nevyočkovaných vakcín na veřejných očkovacích centrech. Dále jsme řešili možnost získat vakcíny přes Jihomoravský kraj v rámci očkování kritické infrastruktury, což se podařilo u části osob z provozu SKM. Pan rektor také stále jednal o možnosti zajistit sloty pro vakcinaci přímo pro Masarykovu univerzitu. Na začátku března jsme s očkovacím centrem při SurGal Clinic, které se specializuje na vakcinaci profesních skupin, zahájili spolupráci a první naočkované zaměstnance jsme měli 13. března.
Kolik zaměstnanců je doposud naočkovaných?
Dohromady v interním systému evidujeme kolem sedmi stovek zaměstnanců s dokončeným očkováním a dvaapůl tisíce po 1. dávce. Z toho péčí univerzity téměř devět set. Na začátku května se konečně otevřela prioritní registrace pro pedagogy vysokých škol, následně pro všechny podílející se na výuce a studenty doktorských programů. Nyní nám zbývá proočkovat zájemce z řad administrativních, provozních a technických pozic, kterých je ještě přibližně dva tisíce. Postupujeme podle věku, vždy před otevřením věkové skupiny zasíláme zájemcům podrobné informace včetně pokynů k rezervacím termínů.
V prvních týdnech zahájení očkování jste vy osobně s několika spolupracovníky zájemce o očkování obtelefonovávala. Kolik hodin jste v té době strávila na telefonu?
Ukázalo se, že komunikace nejen s našimi nejstaršími musí být kontinuální a opravdu 7 dní v týdnu, 24 hodin denně. Proto jsem si samotné objednávání vzala přímo na sebe a společně s mojí skvělou kolegyní Ivanou Chytkovou jsme obvolávaly stovky lidí denně, byly to hodiny a hodiny hovorů. Na začátku jsme využili také pomoci dobrovolníků a tímto moc děkuji Anetě Horákové a Adéle Stadlerové. Díky spolupráci center jsme totiž získávali vakcíny v podstatě ze dne na den, což bylo velmi náročné na organizaci práce a znemožňovalo to využití elektronického objednávání a znamenalo to okamžitě začít obvolávat zájemce, aby se podařilo vakcíny využít. Současně jsme zřídili kontaktní e-mail Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., kde jsme zodpověděli stovky dotazů.
Celé očkování zaměstnanců MU tedy stálo na úzké spolupráci dvou osob. O co jste se snažili nejvíc?
Snažily jsme se být o krok dopředu, předvídat vývoj zásobování vakcín, sledovat aktuální data o obsazenosti očkovacích míst, průběžně studovat novinky v celostátním registru k očkování, mít záložní varianty jako v případě spuštění prioritního očkování akademiků, kdy jsme měli předpřipravená elektronická potvrzení nebo elektronické objednávání, či pružně reagovat na změny v původně ohlašovaných termínech otevření věkových skupin k registraci.
S kým jste v rámci MU ještě spolupracovali?
Mile mě překvapila spolupráce pracovišť napříč univerzitou. Bylo evidentní, že téma očkování je bráno jako důležité a jako jeden z pilířů pro návrat k výuce. Nejčastěji spolupracujeme s provozním a právním odborem RMU, pověřenkyní pro GDPR a s ÚVT. Společně s kolegy, kteří řeší systém INET – zde velký dík patří Martinu Jakubičkovi – jsme pracovali na sofistikovaném způsobu objednávání očkování, nicméně pro možnost spuštění elektronického systému je potřeba mít určitou časovou rezervu mezi nabídkou vakcín a termínem vakcinace. To se nám podařilo poprvé u skupiny 40+. Nastal ideální stav, kdy v pátek máte domluvené vakcíny, v systému nastavíte objednávání, odesíláte hromadný e-mail a v neděli se spouští registrace. Zaměstnanci tak přesně vědí, jaké mají možnosti, co mají dělat a k očkování dochází již pár dnů po registraci.
Když již rezervace termínů k očkování hladce běží, na co se zaměřujete? Co vylepšujete?
Každý týden revidujeme v aplikaci sběru zájmu nové zájemce z vyšších věkových skupin a snažíme se napomoci, pokud stále nemají termín svého očkování. Intenzivně se připravujeme na spuštění skupiny 16+, abychom mohli uspokojit poptávku. Velkou výzvou jsou pro nás studenti, pro které bychom chtěli získat ve spolupráci s FN Brno sloty na BVV. Řešíme zahraniční zaměstnance a studenty, kteří na očkování nedosáhnou vzhledem k jejich zdravotnímu pojištění a usilujeme tak o změnu podmínek či umožnění vakcinace pro samoplátce. Současně se k nám vrací zahraniční zaměstnanci, kteří potřebují pomoci s doočkováním v České republice.
Jste členkou Krizového štábu MU. Co vám uplynulé měsíce kromě množství práce přinesly?
Velmi si vážím důvěry a příležitosti, kterou mi v rámci činnost Krizového štábu a koordinace očkování univerzita dala. Práce s lidmi a obecně v HR nemá většinou okamžité výsledky. U řešení pandemie tomu bylo naopak. Konkrétně u očkování neskrývaná radost a projevovaná vděčnost zejména u skupiny 70+, že na ně univerzita myslí a postará se, byla a je pro mě stále motivací. Zažili jsme i velmi silné historky při obvolávání našich zaměstnanců, od veselých, přes nadávky, až po dojemné příběhy osamělých lidí.
Co personalisty čeká nyní?
Kontinuálně naplňujeme strategické cíle a implementujeme HR Award. Hodně se věnujeme digitalizaci agend. Aktuálně řešíme realizaci dopadů změn kolektivní smlouvy, tedy zejména zavádění stravenkového paušálu. Startuje nový benefit Multisportkarta a intenzivně připravujeme nový Řád výběrových řízení. A to je jen zlomek našich aktivit. Oblast HR v rámci pandemie obecně posílilo na svém významu a měli bychom toho využít. Pracujeme s lidmi a pro lidi. Naším úkolem tedy bude i hledání motivačních nástrojů k očkování těch zatím váhajících.
