Jako první vysoká škola v Česku zavedla už v listopadu 2009 Masarykova univerzita systém elektronického zadávání veřejných zakázek. V dubnu roku 2010 byl pak systém rozšířen o nadstavbu pro hromadné elektronické nakupování, tzv. dynamický nákupní systém (DNS), coby formu elektronického tržiště. Po více než roce vyvolává systém u části akademické veřejnosti rozporuplné reakce, včetně pochybností o jeho opodstatněnosti a efektivnosti.
„Zavedení DNS je odpovědí na požadavek státu na centralizované zadávání veřejných zakázek. Taková centralizace, která vyžaduje sčítat objemy nákupů za celou univerzitu a respektovat tomu odpovídající formalizované postupy, vyplývá ze zákona. Katalyzátorem zavedení systému byla zejména striktní pravidla pro čerpání evropských peněz z operačních programů,“ uvádí kvestor Ladislav Janíček.
Podle těchto pravidel může stát v případě nerespektování povinnosti centralizovaného zadávání veřejných zakázek požadovat vrácení dotace a penále za její neoprávněné použití až do výše sta procent. Někteří akademici proto navrhují nakupovat tímto způsobem pouze při čerpání z operačních programů. „V rámci jedné organizace však nelze uplatňovat dva různé přístupy pro nakupování z veřejných zdrojů. Rozdílný postup bychom před kontrolními orgány neobhájili,“ upozorňuje kvestor.
Bolestivá centralizace
Zajistit centrální nakupování v organizaci velikosti Masarykovy univerzita znamená především zajistit centrální sběr požadavků na úrovni celé školy. To vyvolalo potřebu zásadní změny dosavadní praxe a současně vyšší časové nároky na zpracování. „Dosud jsme byli zvyklí plánovat nanejvýš na úrovni fakult, tedy v menším rozsahu, a v podstatě se respektovala zásada nákupu podle aktuálních potřeb,“ vysvětluje kvestor.
Podle argumentů, které se staví proti centralizovanému zadávání, je ale právě potřeba plánovat a specifikovat předmět a objem nákupu ten největší problém. Vše je totiž nutné udělat s velkým předstihem, a tedy v době, kdy lidé vlastně ještě nevědí, co přesně budou potřebovat. Když se pak všechno naplánuje a dá dohromady, což samo o sobě vyžaduje hodně času, musí se ještě uplatnit náročný formální postup nákupu a dodržet zákonem stanovené lhůty odvozené od limitů nákupů.
DNS, který Masarykova univerzita zavedla, má díky své elektronické podobě umožnit dodržet povinnost centralizovat nákupy, ale zároveň zachovat určitý stupeň decentralizace sběru požadavků. „Efektivnější způsob hromadného nakupování, který dodrží zákonné podmínky, podle našeho názoru momentálně neexistuje,“ říká Ladislav Janíček.
Ve vztahu k DNS se objevují konkrétní připomínky, které zpochybňují možnost v takovém systému udržet dosavadní kvalitu vědecké práce. Problémy vidí zejména přírodovědci, kteří se obávají, že dlouhá soutěžení o dodávky nezbytných chemikálií či potřeba objednávat předem stanovené množství mohou ohrozit chod jejich laboratoří. „V chemických a biologických vědách nelze říct, co budeme potřebovat pro experiment B, pokud nedokončíme experiment A. Jinými slovy nejde dlouhodobě dopředu plánovat naše potřeby. I kdybychom to věděli, tak drtivá většina chemikálií podléhá zkáze. Současná špičková věda je natolik kompetitivní a pružná, že někdy stačí prodleva dvou tří týdnů k tomu, aby přišla vniveč práce za několik let. Časové prodlevy, které by nám DNS přinesl do našich výzkumů, by znamenaly jednoznačnou ztrátu konkurenceschopnosti. Univerzita musí hledat jiné řešení, pokud to myslí vážně se svou ambicí v oblasti vědy a výzkumu,“ soudí Richard Štefl z přírodovědecké fakulty.
Kvestor připouští, že u některých typů komodit skutečně DNS nemusí představovat nejlepší způsob zadání zakázky. V podstatě existují tři možné postupy: vedle DNS jsou to tzv. rámcové kontrakty a také jednorázová zadávací řízení. Všechny tyto přístupy musí ale respektovat zákonné limity a postupy. „Využití rámcových kontraktů pro operativní nakupování momentálně řešíme. Pro nákup komodit, které nemění svou technickou specifikaci, což jsou právě třeba chemikálie, se může ukázat jako výhodný,“ říká kvestor a dodává, že MU jedná o výkladu zákona s ministerstvem pro místní rozvoj. I zde je totiž problém v tom, že podle výkladu zákona, který má univerzita k dispozici, je potřeba zadávat přesný objem nákupu.
Vedení univerzity se také snaží průběžně vytipovávat další komodity, které je třeba nakupovat operativněji a které lze vyjmout ze sčítání objemů napříč univerzitou. „Takto jsme například z centralizovaného nakupování vyjmuli pořizování knih – bohužel pouze jednostranným rozhodnutím na straně MU navzdory metodickému názoru řídícího orgánu operačních programů,“ uvádí příklad kvestor.
Soutěž pouze na základě ceny
Akademici vidí nedostatek často také v tom, že všechny systémy veřejného soutěžení včetně DNS pracují s principem nejnižší ceny. Pokud se bude nakupovat z nabídky DNS, půjde o to nejlevnější zboží a rotace takového zboží pak bude podstatně větší než u věcí kvalitních, ozývá se z akademické obce. Kvestor nicméně namítá, že požadovaná kvalita by měla být co nejlépe definována v technickém zadání veřejné zakázky. „Při zavádění je pochopitelné, že se stávají omyly. Je ale jen otázkou času, než se technická zadání do veřejných zakázek vyladí tak, aby lidé skutečně dostávali požadované kvalitní komodity,“ doplňuje Janíček.
I přes problémy se zdá, že se Masarykova univerzita vydala v rámci zákonných limitů schůdnou cestou. Potvrzuje to také zájem dalších českých vysokých škol o využití tohoto systému DNS. „Motivují je stejné potíže s centralizovaným nakupováním. Hned v první vlně projevily zájem univerzity v Olomouci, Ostravě a Zlíně, jednáme už rovněž s univerzitou v Hradci Králové a inspirovat se přijela i Univerzita Karlova,“ vyjmenovává kvestor.
Masarykova univerzita už podle kvestora také v souvislosti s centralizací veřejného zadávání zakázek a její elektronizací zaznamenala úspory. Náklady na zadávací řízení se snížily až na 30 procent. Odpadly totiž náklady na tisk a poštovné. První zkušenosti z nákupů přes DNS dále ukazují, že u kancelářských potřeb se v průměru ušetřilo 30 procent, v případě výpočetní techniky pak 20 procent.
Více čtete v komentáři kvestora Ladislava Janíčka: Dynamický nákupní systém – proč tak a ne jinak?
