Když se řekne studijní oddělení, nemusí to v lidech vyvolat zrovna pozitivní pocity. Tahle složka administrativního soukolí vysokých škol tradičně trpí negativní pověstí. Papírování nemá rád nikdo a kromě toho, když už se vypravíte na studijní, často je to proto, že potřebujete vyřešit nějaký problém. Oslovení vedoucí studijních oddělení se ale shodují, že jsou tu především pro studenty a že jejich dveře jsou jim otevřené.
Také podle prorektora Michala Bulanta je za stigmatem studijních oddělení někdy nepříjemná agenda. „Na studijní se často chodí s nějakou nestandardní situací, kterou nelze vždy vyřešit ke spokojenosti studentů,“ říká prorektor pro studium a IT.
„Většinou podáváme pomocnou ruku a navádíme správným směrem, ale někdy, i když uděláme maximum, nám holt nezbývá, než oznámit nepříjemnou skutečnost – třeba že studium musí být ukončeno,“ uvádí vedoucí studijního oddělení na pedagogické fakultě Petr Šimík.
V takových situacích musí být člověk i trochu psycholog. Vedoucí oddělení na fakultě informatiky Simona Davidová, která mimochodem studovala psychologii, k tomu ale říká, že i na takových situacích se dá najít něco pozitivního. „Ukončení studia je šance pro nový start s čistým štítem.“
Naprostá většina vysokoškoláků však na studijní oddělení přijde maximálně párkrát v průběhu celého akademického roku. Zpravidla jen pro potvrzení o studiu nebo pro přelepku na ISIC kartu a jinak v podstatě nemají důvod chodit, protože mají své věci po celou dobu studia v pořádku. „Z těch čtyř a půl tisíce studentů naší fakulty je řádově jen pár stovek těch, se kterými řešíme komplikovanější věci; a často opakovaně. Zbytek tu prakticky nevidíme,“ uvádí Šimík. Hned ale dodává, že to neznamená, že by chtěl studenty od návštěvy odrazovat.
Kde to drhne
Typickým zádrhelem je prý prošvihnutí termínů. „Většina věcí, se kterými studenti přichází, se dá řešit. Respektive dala by, kdyby přišli včas. Důležité je nebát se zeptat – hloupá otázka neexistuje,“ vysvětluje Davidová, proč má smysl za úředníky chodit.
Častým problémem bývá špatná práce studentů s informacemi a někdy i malá schopnost oddělit podstatné od méně důležitého. „Je mi jasné, že v dnešní době obrovského přehlcení informacemi to mladí lidé vůbec nemají lehké,“ komentuje chápavě situaci Jitka Štěpánková, vedoucí studijního oddělení na fakultě sociálních studií.
„Když chcete dobře studovat a ještě k tomu mít nějaké další aktivity a brigády, tak celkem rozumím tomu, že se nemusíte orientovat ve všech předpisech a nařízeních nebo studijních plánech. Pravidla se ale musí dodržovat,“ říká.
Simona Davidová k tomu dodává, že ona sama by se ve vší té svobodě, kterou dnes studenti mají, určitě utopila. „Svoboda je skvělá, ale někdo ji nemusí unést. Proto vždycky těm, kteří tápou, radím, ať se aspoň v kostře drží studijních plánů doporučených garanty oborů,“ doporučuje.
Všichni tři oslovení vedoucí oddělení se shodují, že preferují osobní návštěvu studenta před jinou formou komunikace. „Úřední hodiny máme docela často, takže úplně nejlepší je, když studenti prostě přijdou. Věci se tak vysvětlují nejsnáze. Samozřejmě se ale dá i zavolat anebo napsat e-mail,“ říká Štěpánková. Davidová k tomu ještě doplňuje, že studenti někdy úplně přesně neví, co vlastně potřebují, a hlavně v takových případech se vše líp řeší tváří v tvář.
Šimík se Štěpánkovou nicméně vypichují, že je občas zamrzí, když rozešlou informační e-mail o něčem důležitém a moc lidí si ho nepřečte. „Neposíláme e-maily zase tak často, takže jsou to většinou opravdu důležité věci. Pořád je ale lepší, když se na to někdo přijde zeptat, než kdyby se nezajímal vůbec,“ doplňuje Štěpánková.
Prostor pro zlepšování služeb vidí Šimík sebekriticky hlavně v informačních zdrojích. „Vždycky když se nějaký studentský dotaz opakuje, říkám si, jestli by se to nemělo promítnout do toho, co a jakým způsobem je uvedené na webech fakult nebo v informačním systému,“ zamýšlí se vedoucí studijního oddělení z pedagogické fakulty.
Práce s lidmi
Jednání s lidmi patří mezi ta nejnáročnější povolání. Především tam, kde se člověk zákonitě dostává do nepříjemných situací. Podle Jitky Štěpánkové ale práce na fakultním studijním oddělení tím typem povolání tak úplně není. Psychickou náročnost připouští, dodává ale, že lidé v celé řadě jiných služeb to mají daleko horší. „Když bychom si my stěžovali na to, že tu máme fronty netrpělivých studentů, co by pak měly říkat třeba zdravotní sestry,“ říká Štěpánková.
Největší nápor zažívají studijní oddělení kolem začátku nebo konce semestru a taky v souvislosti s konečným termínem pro podávání přihlášek. „Když je toho opravdu hodně, chápu, že studijní referentky můžou ztrácet nervy. Vždycky jim říkám, že se nad to musí povznést. Je ale i na studentech, aby si uvědomili, že proti nim sedí taky jenom člověk, který třeba ten den odpovídá už posté na stejný dotaz a může se taky někdy špatně vyspat,“ vysvětluje Šimík.
Podle prorektora Bulanta se přímé sledování kvality služeb oddělení z centrální úrovně neprovádí. „Tomuto tématu je nicméně věnována pozornost v různých typech průzkumů mezi studenty a případné konkrétní podněty jsou předávány vedení fakult,“ vysvětluje.
Na pedagogické fakultě si zpětnou vazbu v minulých letech sbírali sami pomocí online dotazníků. „Dělali jsme to tři roky po sobě, ale teď jsme si dali pauzu, abychom tím studenty pořád neobtěžovali. Musím však říct, že jsme z toho vyšli poměrně dobře. Tam, kde jsem zaznamenal opakující se problémy, jsem to s dotyčnými zaměstnanci probral,“ připouští.
Motivaci pro svou práci mají všichni tři vedoucí různou. Šimík říká, že díky kontaktu se studenty má pocit, že nestárne. „Ve svých skoro 36 letech jsem generačně už někde napůl mezi nimi a jejich rodiči, ale vlastně jsem pořád ve styku s tím, co je aktuální, a to se mi moc líbí,“ svěřuje se.
Vedoucí studijního oddělení na FI zase říká, že miluje práci s lidmi. „Není to jen taková ta ubíjející administrativa. Jsme tu denně v osobním kontaktu se spoustou zajímavých lidských bytostí,“ svěřuje se Davidová. Jitka Štěpánková zase oceňuje, že mohla většinu života pracovat jako úředník na vysokých školách. „To jsou báječná pracovní prostředí, o kterých si většina administrativních pracovníků může nechat zdát,“ říká Štěpánková, která před FSS působila na stavební fakultě VUT.
