Práce z domu je v současné době nutností. V některých společnostech byl tento způsob práce běžný i před pandemií, pro jiné je tato změna zásadním obratem v jejich fungování. Obě skupiny shodně uznávají, že se díky tomuto způsobu práce něco naučily.
Přesun práce z prostředí podniků do soukromých prostor je vlastně krokem zpět v čase. Před průmyslovou revolucí se doma pracovalo běžně – hlavní část práce probíhala právě v místě bydliště. Dnešní práce z domu ale přináší zcela jiné problémy a výzvy. I když byl home office i dříve – sice nárazovou, nicméně běžnou součástí mnoha zaměstnaneckých poměrů – jeho využití ve větším rozsahu bylo spíše výjimkou a v některých podnicích dokonce docházelo v posledních letech k jeho omezování. Není tedy překvapivé, že nedávný náhlý přechod na home office do jisté míry zaměstnavatele zaskočil.
Prvotní potíže převážně technického charakteru se podařilo vcelku rychle vyřešit, ať již šlo o navýšení konektivity nebo osvojení si práce s novými programy. Někteří zaměstnavatelé nabídli zaměstnancům židle, monitory, stoly a další vybavení z kanceláří a sepsali nové směrnice pro práci z domu. Závažnější výzvu ale představují záležitosti dlouhodobějšího charakteru – jde zejména o kontrolu a produktivitu práce, práva a potřeby zaměstnanců, ale třeba i sdílení znalostí a informací napříč firmou. Pokud se tyto otázky podaří uspokojivě řešit, je možné, že by práce z domu mohla být pro mnoho podniků výhodná i v budoucnu.
Bez důvěry to nejde
Základním předpokladem pro home office je důvěra. Ačkoli se to zdá být samozřejmé, ne vždy na to zaměstnavatelé při nastavení práce z domu myslí. Nadřízení se často snaží nastavit systém kontrol, zda je zaměstnanec online, nebo ověřují pracovní aktivitu telefonicky. Chybějící důvěra ze strany zaměstnavatele může být, a pochopitelně často je, pro zaměstnance demotivující a stresující. V momentální situaci, kdy se rodiče střídají v péči o děti a pracovní dobu si upravují podle aktuálních potřeb, mohou být jen obtížně celou „standardní” pracovní dobu online, práci často dohánějí po večerech.
Jak z této situace ven? Pomoci může lepší plánování - veškerý kontakt zaměstnance a zaměstnavatele je dobré naplánovat minimálně týden dopředu, a to i ty schůzky, které by se běžně odehrály mezi dveřmi kanceláře. „Velmi se nám osvědčilo zpřístupnění všech kalendářů napříč celou společností,” říká Lukáš Maňásek, člen představenstva společnosti Y Soft. Využít je také možné ve větší míře status meetingy, a to i tam, kde to dříve běžné nebylo.
Předpokladem pro fungování v takovém režimu je právě důvěra zaměstnavatele a také disciplína zaměstnance, což vyžaduje významnou změnu v přístupu obou stran. Důvěra manažerů ve své podřízené, že budou pracovat stejně kvalitně bez ohledu na fakt, že nebudou pod jejich přímou kontrolou na denní bázi, je pro budoucnost práce z domu klíčová.
„Důvěra a to, jak s ní zaměstnanci naloží, určuje úspěch home office v každé firmě,” dodává Radim Dodek, account manager/senior consultant ze společnosti Unicorn. Kvalitu komunikace na dálku pak může významně zvýšit častější používání videa. „Bodylanguage je stále velmi důležitý, často pak poznám, zda můj úkol kolega opravdu pochopil, nebo ne,” připomíná Lukáš.
Otázka sebedisciplíny
Dalším klíčovým faktorem je sebedisciplína a zodpovědnost zaměstnance. Práce z domu samozřejmě neznamená, že zaměstnanec bude pracovat jen minimálně a využívat čas jako dovolenou, ale opravdu vyvine veškeré úsilí pro to, aby se práci věnoval dostatečně a v náležité kvalitě. To ale často vyžaduje schopnosti, které si ne každý z nás osvojil nebo alespoň ne v takovém rozsahu, v jakém je to zapotřebí. Jde o sebemotivaci a disciplínu, schopnost plnit úkoly i bez přímé kontroly či přímého tlaku na dosažení cílů. Sem by měly, v případě většího využití home office v budoucnu, směřovat vzdělávací aktivity pro zaměstnance.
Přechod na home office urychlil také to, o co se mnoho společností snažilo již nějakou dobu – elektronizaci dokumentů, přechod na nebo vyšší využití sdílených dokumentů a elektronických úložišť, sdílení kalendářů, používání dalších aplikací nebo zvýšení IT gramotnosti mnoha zaměstnanců zejména mimo IT sektor.
Pokud budou dobře nastavena vzájemná (dříve chybějící) pravidla pro tento typ práce, je vysoký předpoklad, že budou některé společnosti ve větší míře využívat home office i po návratu do standardního pracovního režimu. Minimálně alespoň softwarové nástroje, které práci na dálku umožňují. Pro takové fungování je podle Radima Dodka potřeba také další digitalizace procesů a obecně zavedení takzvaného bezpapírového řešení kanceláře. „S tím přijde i změna nastavení mysli jednotlivých pracovníků, že je možné fungovat ve ‚virtuálním světě‘,” dodává.
Vyšší využití home office v budoucnu nabízí nové možnosti pro zaměstnance i zaměstnavatele. Pro některé společnosti může znamenat úsporu v podobě pronájmu menších kanceláří. Pro společnosti vyvíjející nástroje pro práci na dálku a usnadnění práce v těchto podmínkách je to příležitost pro další růst, což dokládají i výsledky společností Citrix Systems Inc and Teamviewer AG umožňující vzdálený přístup k podnikové síti.
Práce z domu je navíc benefitem, který může pozitivně ovlivnit získání a udržení talentovaných pracovníků. Významným faktorem na straně zaměstnance je úspora času stráveného cestováním a s tím spojená úspora pohonných hmot, a také zvýšení produktivity práce zaměstnanců, na které může mít dlouhé cestování negativní vliv.
Autorka působí na Katedře podnikového hospodářství Ekonomicko-správní fakulty MU.
