Knihovna univerzitního kampusu spravuje přes 200 tisíc svazků. Jen za rok 2012 nakoupila dalších téměř osm a půl tisíce nových knih a časopisů asi za osm milionů korun. Od loňska jí s nákupem pomáhá nový systém, který přinesl úsporu času i peněz.
Dřív knihovna nakupovala odděleně pro jednotlivé fakulty, které obsluhuje, tedy pro lékařskou fakultu, fakultu sportovních studií, chemické obory přírodovědecké fakulty a také Středoevropský technologický institut Ceitec. Knihovníci museli poměrně složitě kromě zjišťování dostupnosti na trhu porovnávat i ceny publikací. Aby se vše zjednodušilo, vytvořili vlastní online systém sdružených poptávek, který jim nákup a především porovnávání cen usnadňuje, a vloni jej otestovali.
„Ukázalo se, že nový systém pro nás znamená zjednodušení práce a úsporu času, ale především se nám díky němu podařilo výrazně ušetřit v nákupu knih,“ uvedla vedoucí knihovny Zdeňka Dohnálková.
Sdružení objednávek do větších objemů totiž znamená výhodnější podmínky od dodavatelů. Online systém je propojený s akviziční částí knihovnického systému Aleph, takže akvizitéři jednotlivých pracovišť vidí, co chtějí nakupovat ostatní.
„Zhruba jednou za dva týdny požadavky sesbíráme, pomocí systému oslovíme několik dodavatelů a ti vloží své cenové nabídky přímo do našeho nového systému. Ten vše automatizovaně vyhodnotí a my pak od jednotlivých dodavatelů koupíme jen tituly s nejnižší cenou,“ popsal fungování novinky zástupce vedoucí knihovny Jiří Kratochvíl. Systém generuje také objednávky a doprovodnou korespondenci.
Díky tomu knihovna loni i přes vyšší daň z přidané hodnoty a rostoucí ceny knih ušetřila. „Například u 149 titulů nakupovaných z běžných fakultních rozpočtů se nám podařilo uspořit devatenáct tisíc korun ve srovnání s tím, co jsme za stejné tituly zaplatili o rok dříve. Při pořizování knih z projektu Medinfo jsme ušetřili dokonce 1,6 milionu oproti cenám, za něž se tituly běžně nabízejí,“ upřesnil výši úspor Kratochvíl.
Doplnil, že sdružené poptávky využívají i pro nákupy publikací v rámci grantů. Pracovníci knihovny doufají, že i přes přibližně o dva týdny delší dodací lhůty zájem akademiků o tuto možnost poroste.
Systém, který vytvořili sami zaměstnanci Knihovny univerzitního kampusu jako zaměstnanecké dílo, zaujal i jinde. Knihovna proto ve spolupráci s Centrem pro transfer technologií připravuje licenční smlouvu, která umožní, aby online systém sdružených poptávek využívala i další pracoviště. „Momentálně jej testuje například Univerzitní knihovna Západočeské univerzity v Plzni a zájem projevila třeba i Ústřední knihovna Fakulty sociálních studií MU,“ dodala Dohnálková.
