Projektové řízení je u řady především technologických firem stále oblíbenější přístup k řešení některých úkolů, jako je vývoj či inovace produktu, zavádění organizačních změn nebo třeba pořizování investic. Velmi často ale ve společnostech nefunguje sdílení znalostí a zkušeností z projektů, což firmám zvedá náklady. Odborníci z Ekonomicko-správní fakulty MU proto hledají možnosti, jak přenos znalostí vylepšit a jako první krok zprovoznili kalkulačku nákladů ztracených znalostí.
Ekonomové chtějí vyvinout postupy i software, které zefektivní sdílení projektových znalostí. Na výzkumu financovaném Technologickou agenturou ČR pracují už rok a půl spolu s několika partnery ze soukromé sféry. „Při předchozí spolupráci s firmami jsme narazili na to, že se například v jejich pobočkách po světě opakují zásadní problémy, a stojí hodně času a peněz, aby se napravily. Začalo nás zajímat, jak je to možné a jak to firmy řeší,“ přiblížila vedoucí projektu Sylva Žáková Talpová, kde našli s kolegy inspiraci pro výzkum.
Postupně zjistili, že sdílení projektových znalostí je často neefektivní, nebo vůbec nefunguje a cenné informace a zkušenosti z minulých projektů jsou jen v hlavách projektových manažerů. „Členové týmů pak tráví až pětinu pracovní doby hledáním a zjišťováním informací nebo přepracováváním úkolů. Přitom většinou stačí změnit pár drobností a ušetřený čas je možné věnovat smysluplnějším činnostem,“ podotkla Talpová. Firmy pak často nevidí, že nízká efektivita projektové práce znamená zbytečné náklady.
Know-how zůstává často v hlavách lidí
Talpová pracovala jako projektová manažerka, a tak z osobní zkušenosti ví, že se existující nástroje a postupy, jak znalosti sdílet, moc se nevyužívají. Například takzvané lessons learned, kdy má po skončení projektu manažer sepsat nové znalosti a zkušenosti a sdílet je s ostatními manažery a členy projektových týmů, příliš nefungují.
„Po ukončení projektu je většina lidí ráda, že už je vše hotové, a nemá chuť se k němu vracet. Manažeři si často vzpomenou jen na pár věcí z posledních měsíců a chybí jim také motivace něco sepisovat, třeba kvůli pocitu, že sdílí své know-how, a ohrožují tak svoji pozici, nebo proto, že často zápisy nikdo nečte.“
Řada vedoucích přitom využívá i několik komunikačních nástrojů pro komunikaci a hledání informací. Z dotazníkového šetření u zhruba 150 projektových manažerů odborníci zjistili, že mezi nejčastější způsoby patří osobní komunikace, e-maily, telefonní hovory a intranet. Metody pro sdílení znalostí jako třeba deník projektového manažera nebo case writing se v praxi používají minimálně.
Pro firmy je ale těžké odhadnout náklady, které jsou s omezenou výměnou informací spojené. Často totiž nejde o věci technického rázu, ale spíš o zkušenosti s řešením konkrétních situací. „Většinou jde o poznatky z jednání se zákazníky nebo zkušenosti s konkrétním zákazníkem při plnění zakázky či informace spojené se problematikou zpoždění projektu a jinými riziky. Co se málo sdílí, jsou především postupy při řešení těchto komplikací a důvody, proč se zvolilo dané řešení,“ uvedla Talpová. Často se pak znalosti vytrácejí kvůli odchodu už zapracovaných zaměstnanců a příchodu nových lidí, kteří se vše musí od začátku učit.
Jak odhadnout vyplývající ztráty
Odhadnout náklady, které jsou s neefektivním sdílením informací spojené, teď firmy můžou díky jednoduché kalkulačce na webu projektu. Na základě šetření mezi projektovými manažery odborníci odhadli hodnotu času, který manažeři stráví hledáním informací a dokumentů, čekáním na vstupy od jiných lidí, předěláváním práce kvůli nedostatku informací nebo předáváním informací. „Tyto činnosti samozřejmě nejde úplně vypustit, ale často stačí pár drobných změn, aby se výrazně zrychlily a zefektivnily,“ dodala Talpová.
Například se dají lessons learned zpracovávat ve stručnější a zejména strukturovanější podobě už během projektu nebo se zapojí člověk, který není součástí týmu a na základě popisu od manažera udělá zápis o dané zkušenosti on. Zásadní je také fungující třídění uložených znalostí.
Další postupy chtějí výzkumníci připravit na základě šetření mezi projektovými manažery a následnou spoluprací na vývoji s konkrétními firmami. „Půjde o kvalitativní výzkum, v němž se jich budeme ptát na různé procesy, technologie a budeme také zkoumat psychologické faktory. Následovat bude vývoj a testování postupů,“ dodala Talpová. Právě vývoj a testování řešení přímo ve firmách je pro úspěch postupů i softwaru zásadní.
Výsledkem propojení znalostí o projektovém řízení, psychologii a informatice bude nakonec návrh funkčních postupů sdílení znalostí včetně motivačních prvků a technologií v podobě aplikací, které mohou firmy využít v rámci svých informačních systémů.
Odborníci spolupracují na projektu se společností inQool, Regionální hospodářskou komorou Brno a spolkem strojírenských firem Industry Cluster 4.0 z Jihomoravského kraje. Navrženou kalkulačku si ale může vyzkoušet kdokoliv nebo se do projektu přímo zapojit. Výsledky šetření a další informace o výzkumu jsou ZDE.
